Werkorganisatie verbeteren

Beschrijving

Deadlines horen erbij in de uitgeverij. Maar wie zich alleen op de deadlines richt, komt soms aan andere belangrijke taken niet meer toe. Merk je dat je steeds meer tijd kwijt bent aan het zoeken naar nog-niet-opgeruimde documenten? Onderbreek je regelmatig de ene taak omdat een andere taak met hoge prioriteit er tussendoor komt? Heb je tegelijkertijd met je collega's pieken en dalen of wisselen jullie elkaar af?

Wie de tijd neemt om te analyseren wat er aan de hand is kan met een paar oplossingen veel bereiken.

Voor wie

Voor wie na wil gaan of de organisatie handiger kan. Hoe groter het team waarmee je de werkorganisatie analyseert, hoe meer je kunt bereiken.

Tips

Leidinggevende

• Ga in het werkoverleg na of een 'troubleshooter' in jullie situatie past. Een troubleshooter richt zich op de onverwachte werkzaamheden, zodat de andere medewerkers zich beter op hun werkzaamheden kunnen concentreren. In een schema kunnen medewerkers afspreken wie wanneer de troubleshooter is.
• Analyseer de werkplanning van je afdeling of team. In hoeverre zijn er werkpieken en dalen bij welke medewerkers? Zijn de dalen handiger te benutten om de pieken minder intensief te maken?
• Bespreek in het werkoverleg welke taken de hoogste, hoge en minder prioriteit hebben. Dit kan medewerkers ondersteunen bij het maken van hun keuzes.
• Benoem gekoppeld aan het ritme van de deadlines een week en dagstructuur. Het handigste moment voor belangrijke maar minder urgente zaken is vaak meteen na een deadline.

Medewerker

• Plan in je agenda afspraken als tijdblok voor grotere taken. Zo neem je echt tijd voor creatieve en/of belangrijke taken. Geef tijdens deze tijdblokken je telefoon aan een collega of de troubleshooter, zet je e-mail uit en zoek een aparte ruimte waar je rustig kunt werken.

• Vraag aan collega's hoe zij met hun pieken en dalen omgaan. Ondersteun elkaar zo mogelijk met tips en help elkaar door het werk samen aan te pakken.
• Plan niet meer dan 60% van je tijd in voor werkzaamheden.
• Maak je planning voor de volgende werkdag aan het eind van de dag.

• Help jezelf door losse notities direct te verwerken/opruimen en/of in te plannen

Meer weten

• Kijk eens bij deze online cursus voor timemanagement of je tips kunt vinden voor jouw situatie.
• Leidinggevenden kunnen deze online cursus voor plannen en organiseren doen.
• Zoek verder naar boeken, artikelen of cursussen op de startpagina voor timemanagement.

Wat levert het op?

Door het werk handiger in te plannen en logischer te organiseren kun je aandachtiger werken en worden medewerkers productiever. Medewerkers die minder het gevoel hebben 'te worden geleefd' en meer invloed op het verloop van hun werkdag hebben ervaren minder werkdruk en meer werkplezier.