Effectiever en efficiënter vergaderen

Beschrijving

Vergaderen doe je om ideeën te ontwikkelen, meningen te vormen, besluiten te nemen, draagvlak te creëren, te professionaliseren, etc. Vergaderingen kunnen veel tijd kosten, terwijl het gewenste resultaat niet altijd wordt bereikt. Ga na of alle vergaderingen wel nodig zijn en hoe ze beter kunnen worden uitgevoerd.

Voor wie

Voor wie effectief en efficiënt wil vergaderen en zo de doelen in relatief weinig tijd wil behalen.

Tips

Leidinggevende

• Stel, je zou de helft van jullie vergaderingen afschaffen en de andere vergaderingen in de helft van de tijd gaan doen. Welke vergaderingen en onderwerpen zou je schrappen? Wat is er nodig om minder en toch goed te vergaderen?
• Stel, je zou twee maal zoveel vergaderingen plannen en ze twee keer zo lang laten duren. Wat zou je kunnen bereiken wat nu niet lukt? Waar zou je meer tijd aan willen besteden?
• Zorg er met de manier van vergaderen zoveel mogelijk voor dat medewerkers actief zijn en invloed hebben op besluiten die je in de vergadering neemt. Zowel bij het inbrengen van ideeën en voorstellen als bij de besluitvorming.
• Ga na wat er in de voorbereiding, uitvoering en afhandeling van vergaderingen beter kan om gericht tot acties te komen.

Medewerker

• Welke (delen van) vergaderingen helpen je bij je werk? Wanneer word je onrustig omdat er nog zoveel werk op je bureau ligt? Wat mis je nog in overleg? Wanneer wordt je geboeid? Geef specifieke feedback aan je leidinggevende over hoe je de vergaderingen ervaart.
• Kijk eens kritisch naar je eigen rol in vergaderingen. Bereid je vergaderingen goed voor? Voer je afspraken voor de volgende vergadering uit? Lukt het je om evenwicht te vinden in luisteren en het inbrengen van eigen punten? Wat kan jij doen om de vergaderingen effectiever en efficiënter te laten verlopen?
• Zorg dat ook je collega's punten inbrengen die iedereen aangaan. Zo voorkom je dat er een 'spreekbuis' komt en blijft iedereen tijdens de vergadering alert.

Meer weten

• Wil je nagaan wat er in jouw vergaderingen beter kan? Kijk eens in deze checklist werkoverleg verbeteren
• Online leren hoe je beter kunt vergaderen kan bijvoorbeeld bij intermediair en bij monsterboard.

Wat levert het op?

Vergaderingen die snel en daadkrachtig verlopen, leveren tijdwinst op. Medewerkers die actief aan de vergadering deelnemen hebben invloed op hun werk. Zo betekent efficiënter en effectiever vergaderen minder werkdruk en meer productiviteit.